WindowsでWPS 会議室を使う方法

このガイドには、Windows版WPS 会議室に関する操作方法が4件含まれており、会議室の作成と設定、予約データのエクスポートなどを紹介しています。4件すべてが会員登録不要で、会員限定の項目は0件です。

操作ガイド一覧

操作ガイド

1. 会議室を作成して設定する

開始位置: 管理コンソール → Enterprise Settings → Meeting Rooms → Add

1. WPS 365クライアントを開き、ホームページ左下から管理コンソールに入ります。
2. 左側のパネルでEnterprise Settingsをクリックし、次にMeeting Roomsを開きます。
3. 右上のAddをクリックします。
4. 会議室名、階層、収容人数、会議室画像、備考を入力します。
5. デバイス一覧で、テレビやホワイトボードなど、その会議室で利用可能なデバイスを選択します。
6. Saveをクリックして会議室を作成します。
7. 会議室の作成後は、一覧から引き続き編集、有効化、または削除を行えます。

成功条件

• UIの状態: 新しい会議室が会議室リストに表示されます。
• 次の操作: 会議室情報の編集を続けるか、有効状態を変更できます。

利用時のヒント

• よくあるミス: 保存前に会議室名やその他の重要な情報を入力しないと、後で会議室を識別しにくくなる場合があります。
• 利用環境の制限: 会議室管理の権限が必要です。

2. 会議室を一括でインポートまたは更新する

開始位置: Meeting Roomsページ → Batch Import/Update

1. 管理コンソールで会議室ページを開きます。
2. 右上のBatch Import/Updateをクリックします。
3. 複数の会議室を追加するには、テンプレートをダウンロードし、必要な形式で入力してアップロードすると、一括インポートが完了します。
4. 既存の会議室情報を更新するには、まず現在の会議室データをエクスポートし、テンプレート形式で編集してから再度アップロードすると、一括更新が完了します。

成功条件

• UIの状態: インポートまたは更新が完了すると、会議室リストに最新の内容が表示されます。
• 次の操作: 各会議室の詳細を確認するか、別の一括メンテナンスタスクを実行できます。

利用時のヒント

• よくあるミス: テンプレートの項目が必要な形式と一致していない場合、インポートに失敗したり、更新が不完全になったりすることがあります。
• 利用環境の制限: テンプレートのアップロードは、安定したネットワーク接続環境で行うことをおすすめします。

3. 会議室設定を構成する

開始位置: Meeting Roomsページ → Settings

1. 会議室ページでSettingsをクリックします。
2. 必要に応じて会議室のチェックインをオンまたはオフにし、その後チェックイン時間を設定するか、チェックイン用QRコードをリセットします。
3. 必要に応じて会議室の引き継ぎをオンまたはオフにし、その後引き継ぎ時間と関連する表示画像を設定します。
4. 予約可能な期間、利用時間の上限、事前予約時間などの予約制限を設定します。
5. 承認制の会議室で定期予約を許可するかどうかを設定します。
6. 特定の会議室を選択したメンバーだけが閲覧できるよう、公開範囲を設定します。
7. 必要に応じて、許可リストと会議タイトルの表示ルールを設定します。

成功条件

• UIの状態: 設定を保存すると、ページに最新のルール状態が表示されます。
• 次の操作: 更新後のルールに基づいて、メンバーは会議室の閲覧、予約、またはチェックインを行えます。

利用時のヒント

• よくあるミス: 公開範囲や許可リストの設定が正しくないと、会議室を閲覧または予約できるユーザーに影響する場合があります。
• 利用環境の制限: ルールを大きく変更した後は、更新されたポリシーを関係メンバーに通知することをおすすめします。

4. 会議室の予約データをエクスポートする

開始位置: Meeting Roomsページ → Export

1. 会議室ページで既存の会議室を選択します。
2. 右上のExportをクリックします。
3. エクスポートする予約時間の範囲を選択します。
4. 必要に応じてInclude meeting cover imageを選択します。
5. 管理者の本人確認を完了し、ファイルをエクスポートします。

成功条件

• UIの状態: システムが予約データファイルを生成してエクスポートします。
• 次の操作: エクスポートした結果は、レポート作成、アーカイブ、または確認に利用できます。

利用時のヒント

• よくあるミス: エクスポート前に会議室を選択していないと、意図したデータを取得できない場合があります。
• 利用環境の制限: エクスポートの前に、管理者の本人確認が必要です。