Cara Edit Acara Kalender di WPS pada Windows

Panduan ini mencakup 10 topik untuk mengedit acara kalender di WPS pada Windows, termasuk waktu, lokasi, peserta, pengingat, pengulangan, pengaturan rapat, dokumen tertaut, catatan, visibilitas, serta pemindahan atau penghapusan.

Indeks Panduan

Panduan Langkah demi Langkah

1. Edit judul dan waktu acara

Titik masuk: WPS Collaboration → Calendar → Pilih acara target → Edit

1. Buka klien kolaborasi WPS lalu klik Calendar di panel navigasi sebelah kiri.
2. Temukan acara yang ingin Anda perbarui di tampilan kalender, lalu pilih acara tersebut.
3. Di panel detail acara, klik Edit.
4. Ubah judul acara, waktu mulai, waktu berakhir, atau status sepanjang hari.
5. Jika perlu, seret acara ke tanggal lain di tampilan kalender, atau seret tepinya untuk menyesuaikan durasi.
6. Klik Save untuk menerapkan perubahan.

Kriteria Keberhasilan

• Hasil antarmuka: Detail acara menampilkan judul, waktu, atau status sepanjang hari yang telah diperbarui.
• Tindakan berikutnya yang tersedia: Anda dapat melanjutkan pengeditan lokasi, peserta, pengingat, dan detail lainnya.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Menyeret acara ke waktu baru tetapi lupa meninjau kembali waktu mulai dan waktu berakhir akhirnya.
• Catatan lingkungan: Anda memerlukan izin untuk mengedit acara target.

2. Atur lokasi dan ruang rapat

Titik masuk: Pengeditan acara → Location

1. Di jendela pengeditan acara, temukan opsi Location atau Meeting Room .
2. Masukkan teks lokasi secara manual.
3. Jika Anda memerlukan ruangan, klik Select Meeting Room.
4. Tinjau ketersediaan ruangan dan pilih ruangan yang tersedia.
5. Jika waktu yang dipilih bentrok dengan pemesanan lain, ikuti petunjuk di layar untuk memilih ulang.
6. Simpan acara lalu tinjau lokasi yang telah diperbarui di detail acara.

Kriteria Keberhasilan

• Hasil antarmuka: Detail acara menampilkan lokasi atau nama ruangan yang dipilih.
• Tindakan berikutnya yang tersedia: Anda dapat melanjutkan dengan mengundang peserta atau menyesuaikan pengingat.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Memasukkan lokasi tetapi tidak memastikan apakah ruangan benar-benar tersedia.
• Catatan lingkungan: Daftar ruangan dapat bergantung pada pengaturan organisasi dan koneksi jaringan Anda.

3. Tambahkan dan kelola peserta

Titik masuk: Pengeditan acara → Peserta

1. Di jendela pengeditan acara, temukan opsi Peserta .
2. Klik Tambahkan Peserta lalu pilih orang dari kontak.
3. Cari berdasarkan nama untuk menambahkan orang yang tepat dengan cepat.
4. Tinjau status ketersediaan yang ditampilkan di samping peserta untuk membantu mengatur jadwal.
5. Untuk menghapus seseorang, klik kontrol hapus di samping peserta tersebut.
6. Simpan acara agar undangan dikirim kepada para peserta.

Kriteria Keberhasilan

• Hasil antarmuka: Daftar peserta mencerminkan orang yang ditambahkan atau dihapus.
• Tindakan berikutnya yang tersedia: Anda dapat melanjutkan dengan pengingat, ruangan, atau catatan.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Menambahkan peserta tetapi tidak menyimpan acara, sehingga undangan tidak terkirim.
• Catatan lingkungan: Anda harus masuk dan memiliki akses ke daftar kontak organisasi.

4. Atur pengingat

Titik masuk: Pengeditan acara → Pengingat

1. Di jendela pengeditan acara, temukan opsi Pengingat .
2. Buka daftar waktu pengingat.
3. Pilih tanpa pengingat, tepat waktu, 5 menit sebelumnya, 15 menit sebelumnya, 30 menit sebelumnya, 1 jam sebelumnya, 1 hari sebelumnya, atau waktu lainnya.
4. Tambahkan beberapa pengingat jika diperlukan.
5. Simpan pengaturan.
6. Terima notifikasi pengingat pada waktu yang dijadwalkan melalui klien atau saluran notifikasi terkait.

Kriteria Keberhasilan

• Hasil antarmuka: Area pengingat menampilkan waktu pengingat yang dipilih.
• Tindakan berikutnya yang tersedia: Anda dapat melanjutkan dengan pengulangan atau pengaturan rapat.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Hanya menetapkan satu pengingat sehingga melewatkan pemberitahuan penting sebelum rapat.
• Catatan lingkungan: Pengiriman pengingat bergantung pada status masuk akun dan konektivitas jaringan.

5. Atur aturan pengulangan

Titik masuk: Pengeditan acara → Pengulangan

1. Di jendela pengeditan acara, temukan opsi Pengulangan .
2. Pilih tanpa pengulangan, harian, setiap hari kerja, mingguan, bulanan, tahunan, atau kustom.
3. Atur frekuensi dan waktu pengulangan sesuai kebutuhan.
4. Tinjau aturan untuk memastikan kesesuaiannya dengan jadwal rapat.
5. Klik Simpan.
6. Pastikan di kalender bahwa acara berulang dibuat sesuai harapan.

Kriteria Keberhasilan

• Hasil antarmuka: Detail acara menampilkan aturan pengulangan yang dipilih.
• Tindakan berikutnya yang tersedia: Anda dapat melanjutkan dengan mengedit satu kejadian atau acara berikutnya sesuai kebutuhan.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Mencampuradukkan acara satu kali dengan rangkaian acara berulang dan menerapkan aturan yang salah.
• Catatan lingkungan: Sebelum mengubah acara berulang, tinjau cakupan perubahannya.

6. Sesuaikan pengaturan rapat

Titik masuk: Pengeditan acara → Pengaturan Rapat

1. Di jendela pengeditan acara, temukan Pengaturan Rapat.
2. Buka lalu sesuaikan izin host dan peserta sesuai kebutuhan.
3. Atur persetujuan untuk bergabung, bergabung lebih awal, masuk dengan video aktif, atau masuk dalam keadaan dibisukan sesuai pengaturan rapat.
4. Aktifkan perekaman otomatis atau catatan AI jika diperlukan.
5. Klik Konfirmasi untuk menerapkan pengaturan.
6. Jika perlu, sesuaikan visibilitas rapat setelahnya.

Kriteria Keberhasilan

• Hasil antarmuka: Pengaturan rapat menampilkan konfigurasi terbaru.
• Tindakan berikutnya yang tersedia: Anda dapat melanjutkan dengan menautkan dokumen atau menambahkan catatan.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Mengubah izin bergabung tanpa meninjau format rapat yang dimaksud.
• Catatan lingkungan: Beberapa pengaturan rapat mungkin bergantung pada jenis rapat dan izin penyelenggara.

7. Kelola dokumen rapat

Titik masuk: Pengeditan acara → Dokumen Rapat

1. Di jendela pengeditan acara, temukan opsi Dokumen Tertaut .
2. Klik Tambahkan Dokumen.
3. Pilih file yang ingin Anda tautkan dari dokumen cloud.
4. Tautkan beberapa dokumen jika diperlukan.
5. Untuk menghapus salah satunya, klik kontrol hapus di samping dokumen.
6. Simpan acara lalu tinjau dokumen yang ditautkan di detail acara.

Kriteria Keberhasilan

• Hasil antarmuka: Detail acara menampilkan daftar dokumen yang ditautkan.
• Tindakan berikutnya yang tersedia: Peserta dapat membuka file terkait dari detail acara.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Menautkan dokumen tanpa memeriksa apakah peserta memiliki akses ke dokumen tersebut.
• Catatan lingkungan: Anda memerlukan akses ke dokumen cloud terkait.

8. Tambahkan catatan

Titik masuk: Pengeditan acara → Catatan

1. Di jendela pengeditan acara, temukan kolom Catatan atau Deskripsi .
2. Masukkan detail pendukung, agenda, atau pengingat penting.
3. Tambahkan beberapa paragraf jika diperlukan.
4. Klik Simpan.
5. Buka detail acara untuk meninjau catatan yang disimpan.
6. Jika perlu, beri tahu peserta untuk memeriksa detail acara yang telah diperbarui.

Kriteria Keberhasilan

• Hasil antarmuka: Area catatan menampilkan teks yang disimpan.
• Tindakan berikutnya yang tersedia: Peserta dapat melihat catatan dari detail acara.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Hanya memperbarui catatan tanpa menyoroti perubahan jadwal penting kepada peserta.
• Catatan lingkungan: Catatan yang lebih panjang lebih mudah dibaca jika dibagi ke dalam beberapa bagian.

9. Ubah visibilitas

Titik masuk: Pengeditan acara → Visibilitas default

1. Di jendela pengeditan acara, temukan Visibilitas default di dekat bagian bawah.
2. Buka daftar drop-down.
3. Pilih opsi visibilitas default, publik, atau privat.
4. Tinjau apakah visibilitas yang dipilih sesuai dengan kebutuhan berbagi Anda.
5. Klik Simpan.
6. Kembali ke detail acara dan konfirmasikan visibilitas yang telah diperbarui.

Kriteria Keberhasilan

• Hasil antarmuka: Pengaturan visibilitas menampilkan status yang dipilih.
• Tindakan berikutnya yang tersedia: Anda dapat melanjutkan penyesuaian peserta atau pengaturan rapat.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Memilih tingkat visibilitas yang salah sehingga acara terekspos atau tersembunyi tanpa diduga.
• Catatan lingkungan: Visibilitas default dapat dipengaruhi oleh aturan organisasi.

10. Transfer atau hapus acara

Titik masuk: WPS Collaboration → Calendar → Pilih acara target → Tindakan lainnya

1. Buka klien WPS Collaboration lalu buka Calendar.
2. Pilih acara target untuk membuka panel detailnya.
3. Untuk mentransfer acara, klik Transfer Event lalu pilih seseorang dari kontak.
4. Tentukan apakah Anda ingin keluar dari acara setelah transfer, lalu klik Confirm.
5. Untuk menghapus acara, klik Delete Item.
6. Selesaikan penghapusan pada dialog konfirmasi.

Kriteria Keberhasilan

• Hasil antarmuka: Setelah transfer, penyelenggara baru akan berlaku; setelah dihapus, acara tidak lagi muncul di kalender.
• Tindakan berikutnya yang tersedia: Anda dapat melanjutkan pengelolaan acara terjadwal lainnya.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Menghapus acara sebelum memastikan apakah acara tersebut masih perlu disimpan.
• Catatan lingkungan: Acara yang dihapus tidak dapat dipulihkan, jadi tinjau dengan saksama sebelum mengonfirmasi.