Comment modifier les événements du calendrier dans WPS sur Windows

Ce guide pratique couvre 10 sujets pour modifier les événements du calendrier dans WPS sur Windows, notamment l'heure, le lieu, les participants, les rappels, la récurrence, les paramètres de réunion, les documents liés, les notes, la visibilité, ainsi que le transfert ou la suppression.

Index des guides

Guide pratique

1. Modifier le titre et l'heure de l'événement

Point d'entrée : WPS Collaboration → Calendrier → Sélectionner l'événement cible → Modifier

1. Ouvrez le client de collaboration WPS et cliquez sur Calendrier dans le volet de navigation de gauche.
2. Recherchez l'événement à mettre à jour dans la vue du calendrier et sélectionnez-le.
3. Dans le panneau de détails de l'événement, cliquez sur Modifier.
4. Modifiez le titre de l'événement, l'heure de début, l'heure de fin ou le statut « Toute la journée ».
5. Si nécessaire, faites glisser l'événement vers une autre date dans la vue du calendrier, ou faites glisser son bord pour ajuster la durée.
6. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Critères de réussite

• Résultat de l'interface : Les détails de l'événement affichent le titre, l'heure ou le statut « Toute la journée » mis à jour.
• Action suivante disponible : Vous pouvez continuer à modifier le lieu, les participants, les rappels et d'autres détails.

Conseils d'utilisation

• Erreur courante : Faire glisser l'événement vers une nouvelle heure et oublier de vérifier l'heure de début et de fin finale.
• Remarque sur l'environnement : Vous devez disposer des autorisations nécessaires pour modifier l'événement cible.

2. Définir le lieu et la salle de réunion

Point d'entrée : Modification de l'événement → Lieu

1. Dans la fenêtre de modification de l'événement, recherchez l'option Lieu ou Salle de réunion .
2. Saisissez le lieu manuellement.
3. Si vous avez besoin d'une salle, cliquez sur Sélectionner une salle de réunion.
4. Vérifiez la disponibilité de la salle et choisissez une salle libre.
5. Si l'heure sélectionnée entre en conflit avec une autre réservation, suivez les instructions à l'écran pour faire un autre choix.
6. Enregistrez l'événement et vérifiez le lieu mis à jour dans les détails de l'événement.

Critères de réussite

• Résultat de l'interface : Les détails de l'événement affichent le lieu ou le nom de la salle sélectionné.
• Action suivante disponible : Vous pouvez continuer à inviter des participants ou à ajuster les rappels.

Conseils d'utilisation

• Erreur courante : Saisir un lieu sans vérifier que la salle est réellement disponible.
• Remarque sur l'environnement : Les listes de salles peuvent dépendre de la configuration de votre organisation et de la connexion réseau.

3. Ajouter et gérer les participants

Point d'entrée : Modification de l'événement → Participants

1. Dans la fenêtre de modification de l'événement, recherchez l'option Participants .
2. Cliquez sur Ajouter des participants et choisissez des personnes dans vos contacts.
3. Recherchez par nom pour ajouter rapidement les bonnes personnes.
4. Consultez le statut de disponibilité affiché à côté des participants pour faciliter l'organisation du planning.
5. Pour supprimer une personne, cliquez sur le bouton de suppression à côté de ce participant.
6. Enregistrez l'événement pour que les invitations soient envoyées aux participants.

Critères de réussite

• Résultat de l'interface : La liste des participants reflète les personnes ajoutées ou supprimées.
• Action suivante disponible : Vous pouvez continuer avec les rappels, les salles ou les notes.

Conseils d'utilisation

• Erreur courante : Ajouter des participants sans enregistrer l'événement, ce qui empêche l'envoi des invitations.
• Remarque sur l'environnement : Vous devez être connecté et pouvoir accéder à la liste des contacts de l'organisation.

4. Définir les rappels

Point d'entrée : Modification de l'événement → Rappel

1. Dans la fenêtre de modification de l'événement, recherchez l'option Rappel .
2. Ouvrez la liste des délais de rappel.
3. Choisissez aucun rappel, à l'heure, 5 minutes à l'avance, 15 minutes à l'avance, 30 minutes à l'avance, 1 heure à l'avance, 1 jour à l'avance ou un autre délai.
4. Ajoutez plusieurs rappels si nécessaire.
5. Enregistrez les paramètres.
6. Recevez les notifications de rappel à l'heure prévue via le client ou les canaux de notification associés.

Critères de réussite

• Résultat de l'interface : La zone de rappel affiche les heures de rappel sélectionnées.
• Action suivante disponible : Vous pouvez continuer avec les paramètres de récurrence ou de réunion.

Conseils d'utilisation

• Erreur courante : Définir un seul rappel et manquer une alerte importante avant la réunion.
• Remarque sur l'environnement : La livraison des rappels dépend de la connexion au compte et de la connectivité réseau.

5. Définir les règles de récurrence

Point d'entrée : Modification de l'événement → Récurrence

1. Dans la fenêtre de modification de l'événement, recherchez l'option Récurrence .
2. Choisissez aucune récurrence, quotidienne, chaque jour ouvré, hebdomadaire, mensuelle, annuelle ou personnalisée.
3. Définissez la fréquence et le moment de la récurrence selon vos besoins.
4. Vérifiez la règle pour vous assurer qu'elle correspond au calendrier de la réunion.
5. Cliquez sur Enregistrer.
6. Confirmez dans le calendrier que les événements récurrents sont générés comme prévu.

Critères de réussite

• Résultat de l'interface : Les détails de l'événement affichent la règle de récurrence sélectionnée.
• Action suivante disponible : Vous pouvez continuer à modifier une occurrence unique ou les événements ultérieurs selon vos besoins.

Conseils d'utilisation

• Erreur courante : Confondre un événement ponctuel avec une série récurrente et appliquer la mauvaise règle.
• Remarque sur l'environnement : Avant de modifier un événement récurrent, vérifiez la portée de la modification.

6. Ajuster les paramètres de réunion

Point d'entrée : Modification de l'événement → Paramètres de réunion

1. Dans la fenêtre de modification de l'événement, recherchez Paramètres de la réunion.
2. Ouvrez-les et ajustez les autorisations de l'hôte et des participants selon vos besoins.
3. Configurez l'approbation pour rejoindre, l'arrivée anticipée, l'entrée avec vidéo ou l'entrée en mode muet en fonction de la configuration de la réunion.
4. Activez l'enregistrement automatique ou les notes IA si nécessaire.
5. Cliquez sur Confirmer pour appliquer les paramètres.
6. Si nécessaire, ajustez ensuite la visibilité de la réunion.

Critères de réussite

• Résultat de l'interface : Les paramètres de la réunion affichent la configuration la plus récente.
• Action suivante disponible : Vous pouvez continuer à lier des documents ou ajouter des notes.

Conseils d'utilisation

• Erreur courante : Modifier les autorisations de participation sans revoir le format prévu de la réunion.
• Remarque sur l'environnement : Certains paramètres de réunion peuvent dépendre du type de réunion et des autorisations de l'organisateur.

7. Gérer les documents de réunion

Point d'entrée : Modification de l'événement → Documents de réunion

1. Dans la fenêtre de modification de l'événement, recherchez l'option Documents liés .
2. Cliquez sur Ajouter un document.
3. Choisissez le fichier que vous souhaitez lier parmi les documents cloud.
4. Liez plusieurs documents si nécessaire.
5. Pour en supprimer un, cliquez sur le contrôle de suppression à côté du document.
6. Enregistrez l'événement et vérifiez les documents liés dans les détails de l'événement.

Critères de réussite

• Résultat de l'interface : Les détails de l'événement affichent la liste des documents liés.
• Action suivante disponible : Les participants peuvent ouvrir les fichiers associés à partir des détails de l'événement.

Conseils d'utilisation

• Erreur courante : Lier un document sans vérifier que les participants y ont accès.
• Remarque sur l'environnement : Vous devez avoir accès aux documents cloud associés.

8. Ajouter des notes

Point d'entrée : Modification de l'événement → Notes

1. Dans la fenêtre de modification de l'événement, recherchez le champ Notes ou Description .
2. Saisissez des détails complémentaires, un ordre du jour ou des rappels importants.
3. Ajoutez plusieurs paragraphes si nécessaire.
4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Ouvrez les détails de l'événement pour consulter les notes enregistrées.
6. Informez les participants de consulter les détails mis à jour de l'événement si nécessaire.

Critères de réussite

• Résultat de l'interface : La zone de notes affiche le texte enregistré.
• Action suivante disponible : Les participants peuvent consulter les notes à partir des détails de l'événement.

Conseils d'utilisation

• Erreur courante : Mettre à jour uniquement les notes sans signaler aux participants les changements importants de planning.
• Remarque sur l'environnement : Les notes longues sont plus faciles à lire lorsqu'elles sont divisées en sections.

9. Modifier la visibilité

Point d'entrée : Modification de l'événement → Visibilité par défaut

1. Dans la fenêtre de modification de l'événement, recherchez Visibilité par défaut en bas de page.
2. Ouvrez la liste déroulante.
3. Choisissez l'option de visibilité par défaut : publique ou privée.
4. Vérifiez que la visibilité sélectionnée correspond à vos besoins de partage.
5. Cliquez sur Enregistrer.
6. Revenez aux détails de l'événement et confirmez la visibilité mise à jour.

Critères de réussite

• Résultat de l'interface : Le paramètre de visibilité affiche le statut sélectionné.
• Action suivante disponible : Vous pouvez continuer à ajuster les participants ou les paramètres de la réunion.

Conseils d'utilisation

• Erreur courante : Choisir un mauvais niveau de visibilité et exposer ou masquer l'événement de manière inattendue.
• Remarque sur l'environnement : La visibilité par défaut peut être affectée par les règles de l'organisation.

10. Transférer ou supprimer un événement

Point d'entrée : WPS Collaboration → Calendrier → Sélectionner l'événement cible → Plus d'actions

1. Ouvrez le client de collaboration WPS et accédez à Calendrier.
2. Sélectionnez l'événement cible pour ouvrir son panneau de détails.
3. Pour transférer l'événement, cliquez sur Transférer l'événement et choisissez une personne dans vos contacts.
4. Décidez si vous souhaitez quitter l'événement après le transfert, puis cliquez sur Confirmer.
5. Pour supprimer l'événement, cliquez sur Supprimer l'élément.
6. Terminez la suppression dans la fenêtre de confirmation.

Critères de réussite

• Résultat de l'interface : Après le transfert, le nouvel organisateur prend effet ; après la suppression, l'événement n'apparaît plus dans le calendrier.
• Action suivante disponible : Vous pouvez continuer à gérer d'autres événements planifiés.

Conseils d'utilisation

• Erreur courante : Supprimer un événement avant de confirmer s'il doit encore être conservé.
• Remarque sur l'environnement : Les événements supprimés ne peuvent pas être restaurés. Vérifiez donc attentivement avant de confirmer.