Cómo programar salas de reuniones en WPS para macOS

Esta guía práctica incluye 4 temas de tareas: 4 temas gratuitos y 0 temas relacionados con la membresía. Usa el índice a continuación para ir directamente a la reserva, consulta y edición de salas.

Índice de la guía

Guía práctica

1. Reservar una sala de reuniones en un evento nuevo

Ruta de acceso: WPS Collaboration → Calendario → Nuevo evento → Seleccionar sala de reuniones

1. Abre WPS Collaboration y haz clic en Calendario en el área de navegación izquierda.
2. Haz clic en Nuevo evento para abrir el editor del evento.
3. En el área de ubicación o sala de reuniones, haz clic en Seleccionar sala de reuniones.
4. Revisa el estado de la sala para el intervalo de tiempo seleccionado.
5. Selecciona una sala de reuniones disponible.
6. Si aparece un conflicto, ajusta la hora o elige otra sala.
7. Completa los detalles del evento, como el asunto, los participantes y los recordatorios.
8. Haz clic en Guardar para finalizar la reserva.
9. Los participantes reciben una invitación que incluye la información de la sala de reuniones.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: El nombre de la sala de reuniones seleccionada aparece en los detalles del evento.
• Qué puedes hacer después: Puedes seguir editando los participantes, los recordatorios y otros detalles del evento.
• Sin efectos secundarios: Las salas que no se seleccionaron permanecen sin reservar.

Consejos de uso

• Error común: Seleccionar una sala antes de verificar el intervalo de tiempo puede generar un aviso de conflicto antes de guardar.
• Nota del entorno: Tu cuenta necesita acceso al calendario de la organización y a los recursos de salas.

2. Consultar reservas en el panel de salas de reuniones

Ruta de acceso: WPS Collaboration → Calendario → Sala de reuniones

1. Abre WPS Collaboration y ve a Calendario.
2. Haz clic en Sala de reuniones en la parte superior derecha para abrir el panel de reservas de salas.
3. Usa los filtros de fecha y hora en la parte superior para cambiar el rango de visualización.
4. Revisa la lista de salas a la izquierda.
5. Consulta la línea de tiempo en el centro para conocer la ocupación de las salas durante el periodo seleccionado.
6. Haz clic en un evento para abrir sus detalles.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: El panel muestra la lista de salas y el calendario de reservas para el intervalo de tiempo seleccionado.
• Qué puedes hacer después: Puedes seguir revisando los detalles o elegir un espacio vacío para crear una reserva.

Consejos de uso

• Error común: Ver una fecha incorrecta puede hacer que el estado de la sala parezca incorrecto.
• Nota del entorno: Los datos de la sala deben mantenerse sincronizados con el servicio de calendario de la organización.

3. Iniciar una reserva desde un espacio de tiempo vacío

Ruta de acceso: WPS Collaboration → Calendario → Sala de reuniones → Haz doble clic en un área vacía

1. Abre el panel de Sala de reuniones .
2. Usa los filtros de fecha y hora para localizar el periodo deseado.
3. Haz doble clic en un área de tiempo vacía de la sala que quieras.
4. En la ventana de reserva, agrega el asunto de la reunión, los participantes y los recordatorios.
5. Confirma la sala y la hora, y luego haz clic en Guardar.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: El nuevo evento ya incluye la sala seleccionada y el rango de tiempo.
• Qué puedes hacer después: Puedes seguir agregando detalles y enviar la invitación.

Consejos de uso

• Error común: Si haces doble clic en un área ocupada, se abrirán los detalles del evento en lugar de crear una nueva reserva.
• Nota del entorno: Si otro usuario reserva el mismo horario justo antes de que guardes, puede aparecer un aviso de conflicto.

4. Ver y editar una reserva de sala existente

Ruta de acceso: WPS Collaboration → Calendario → Haz clic en un evento existente

1. Busca el evento que ya incluye una reserva de sala.
2. Haz clic en el evento para abrir sus detalles.
3. Edita la hora de la reunión si es necesario y deja que el sistema vuelva a comprobar la disponibilidad de la sala.
4. Si es necesario, elige otra sala disponible.
5. Si la reunión se cancela, cancela la reserva para liberar el recurso de la sala.
6. Haz clic en Guardar para actualizar la reserva.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: Los detalles del evento muestran la hora actualizada o la información de la sala.
• Qué puedes hacer después: Los participantes pueden recibir la información actualizada de la reunión.
• Sin efectos secundarios: Después de la cancelación, el horario original de la sala vuelve a estar disponible.

Consejos de uso

• Error común: Cambiar la hora sin confirmar que la sala sigue disponible.
• Nota del entorno: Solo el organizador o un editor autorizado pueden modificar la reserva.