Cómo editar eventos del Calendario en WPS en Windows

Esta guía práctica abarca 10 temas para editar eventos del Calendario en WPS en Windows, incluidos la hora, ubicación, asistentes, recordatorios, recurrencia, configuración de la reunión, documentos vinculados, notas, visibilidad y la transferencia o eliminación.

Índice de la guía

Guía práctica

1. Editar el título y la hora del evento

Punto de entrada: Colaboración de WPS → Calendario → Selecciona el evento de destino → Editar

1. Abre el cliente de colaboración de WPS y haz clic en Calendario en el panel de navegación izquierdo.
2. Busca el evento que quieres actualizar en la vista de calendario y selecciónalo.
3. En el panel de detalles del evento, haz clic en Editar.
4. Cambia el título del evento, la hora de inicio, la hora de finalización o el estado de todo el día.
5. Si es necesario, arrastra el evento a otra fecha en la vista de calendario o arrastra su borde para ajustar la duración.
6. Haz clic en Guardar para aplicar los cambios.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: Los detalles del evento muestran el título, la hora o el estado de todo el día actualizados.
• Siguiente acción disponible: Puedes seguir editando la ubicación, los asistentes, los recordatorios y otros detalles.

Consejos de uso

• Error común: Arrastrar el evento a una nueva hora y olvidar revisar la hora final de inicio y finalización.
• Nota del entorno: Necesitas permiso para editar el evento de destino.

2. Configurar la ubicación y la sala de reunión

Punto de entrada: Edición del evento → Ubicación

1. En la ventana de edición del evento, busca la opción Ubicación o Sala de reunión .
2. Ingresa manualmente el texto de la ubicación.
3. Si necesitas una sala, haz clic en Seleccionar sala de reunión.
4. Revisa la ocupación de la sala y elige una que esté disponible.
5. Si la hora seleccionada entra en conflicto con otra reservación, sigue la indicación en pantalla para volver a elegir.
6. Guarda el evento y revisa la ubicación actualizada en los detalles del evento.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: Los detalles del evento muestran la ubicación seleccionada o el nombre de la sala.
• Siguiente acción disponible: Puedes seguir invitando asistentes o ajustando recordatorios.

Consejos de uso

• Error común: Ingresar una ubicación sin confirmar si la sala realmente está disponible.
• Nota sobre el entorno: Las listas de salas pueden depender de la configuración de tu organización y de la conexión de red.

3. Agregar y administrar asistentes

Punto de entrada: Edición del evento → Asistentes

1. En la ventana de edición del evento, busca la Asistentes opción.
2. Haz clic en Agregar asistentes y elige personas de tus contactos.
3. Busca por nombre para agregar rápidamente a las personas correctas.
4. Revisa el estado de disponibilidad que aparece junto a los asistentes para ayudarte a organizar el horario.
5. Para eliminar a alguien, haz clic en el control de eliminación junto a ese asistente.
6. Guarda el evento para que se envíen las invitaciones a los asistentes.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: La lista de asistentes refleja las personas agregadas o eliminadas.
• Siguiente acción disponible: Puedes continuar con recordatorios, salas o notas.

Consejos de uso

• Error común: Agregar asistentes sin guardar el evento, por lo que no se envían las invitaciones.
• Nota sobre el entorno: Debes haber iniciado sesión y tener acceso a la lista de contactos de la organización.

4. Configurar recordatorios

Punto de entrada: Edición del evento → Recordatorio

1. En la ventana de edición del evento, busca la Recordatorio opción.
2. Abre la lista de horarios de recordatorio.
3. Elige sin recordatorio, a tiempo, 5 minutos antes, 15 minutos antes, 30 minutos antes, 1 hora antes, 1 día antes u otro tiempo de anticipación.
4. Agrega varios recordatorios si es necesario.
5. Guarda la configuración.
6. Recibe notificaciones de recordatorio a la hora programada a través del cliente o de los canales de notificación relacionados.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: El área de recordatorios muestra los horarios de recordatorio seleccionados.
• Siguiente acción disponible: Puedes continuar con la recurrencia o la configuración de la reunión.

Consejos de uso

• Error común: Configurar solo un recordatorio y perder una alerta importante antes de la reunión.
• Nota sobre el entorno: La entrega de recordatorios depende de que la cuenta tenga la sesión iniciada y de la conectividad de red.

5. Configurar reglas de recurrencia

Punto de entrada: Edición del evento → Recurrencia

1. En la ventana de edición del evento, busca la Recurrencia opción.
2. Elige sin recurrencia, diaria, cada día laborable, semanal, mensual, anual o personalizada.
3. Configura la frecuencia y el horario de la recurrencia según sea necesario.
4. Revisa la regla para asegurarte de que coincida con el calendario de la reunión.
5. Haz clic en Guardar.
6. Confirma en el calendario que los eventos recurrentes se generen como se espera.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: Los detalles del evento muestran la regla de recurrencia seleccionada.
• Siguiente acción disponible: Puedes seguir editando una sola ocurrencia o eventos posteriores según sea necesario.

Consejos de uso

• Error común: Confundir un evento único con una serie recurrente y aplicar la regla incorrecta.
• Nota sobre el entorno: Antes de cambiar un evento recurrente, revisa el alcance del cambio.

6. Ajustar la configuración de la reunión

Punto de entrada: Edición del evento → Configuración de la reunión

1. En la ventana de edición del evento, busca Configuración de la reunión.
2. Ábrela y ajusta los permisos del anfitrión y de los participantes según sea necesario.
3. Configura la aprobación para unirse, el acceso anticipado, la entrada con video activado o la entrada en silencio según la configuración de la reunión.
4. Activa la grabación automática o las notas de AI si es necesario.
5. Haz clic en Confirmar para aplicar la configuración.
6. Si es necesario, ajusta después la visibilidad de la reunión.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: La configuración de la reunión muestra la configuración más reciente.
• Siguiente acción disponible: Puedes continuar vinculando documentos o agregando notas.

Consejos de uso

• Error común: Cambiar los permisos para unirse sin revisar el formato previsto de la reunión.
• Nota del entorno: Algunas configuraciones de la reunión pueden depender del tipo de reunión y de los permisos del organizador.

7. Administrar documentos de la reunión

Punto de entrada: Edición del evento → Documentos de la reunión

1. En la ventana de edición del evento, busca la opción Documentos vinculados .
2. Haz clic en Agregar documento.
3. Elige el archivo que quieres vincular desde los documentos en la nube.
4. Vincula varios documentos si es necesario.
5. Para quitar uno, haz clic en el control de eliminación junto al documento.
6. Guarda el evento y revisa los documentos vinculados en los detalles del evento.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: Los detalles del evento muestran la lista de documentos vinculados.
• Siguiente acción disponible: Los asistentes pueden abrir archivos relacionados desde los detalles del evento.

Consejos de uso

• Error común: Vincular un documento sin verificar si los asistentes tienen acceso a él.
• Nota del entorno: Necesitas tener acceso a los documentos en la nube relacionados.

8. Agregar notas

Punto de entrada: Edición del evento → Notas

1. En la ventana de edición del evento, busca el campo Notas o Descripción .
2. Ingresa detalles de apoyo, una agenda o recordatorios importantes.
3. Agrega varios párrafos si es necesario.
4. Haz clic en Guardar.
5. Abre los detalles del evento para revisar las notas guardadas.
6. Si es necesario, informa a los asistentes que revisen los detalles actualizados del evento.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: El área de notas muestra el texto guardado.
• Siguiente acción disponible: Los asistentes pueden ver las notas desde los detalles del evento.

Consejos de uso

• Error común: Actualizar solo las notas y no destacar a los asistentes los cambios importantes en el horario.
• Nota del entorno: Las notas más largas son más fáciles de leer cuando se dividen en secciones.

9. Cambiar visibilidad

Punto de entrada: Edición del evento → Visibilidad predeterminada

1. En la ventana de edición del evento, busca Visibilidad predeterminada cerca de la parte inferior.
2. Abre la lista desplegable.
3. Elige la opción de visibilidad predeterminada, pública o privada.
4. Verifica si la visibilidad seleccionada coincide con tus necesidades de uso compartido.
5. Haz clic en Guardar.
6. Vuelve a los detalles del evento y confirma la visibilidad actualizada.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: La configuración de visibilidad muestra el estado seleccionado.
• Siguiente acción disponible: Puedes seguir ajustando los asistentes o la configuración de la reunión.

Consejos de uso

• Error común: Elegir un nivel de visibilidad incorrecto y mostrar u ocultar el evento de forma inesperada.
• Nota del entorno: La visibilidad predeterminada puede verse afectada por las reglas de la organización.

10. Transferir o eliminar un evento

Punto de entrada: WPS Collaboration → Calendario → Selecciona el evento de destino → Más acciones

1. Abre el cliente de colaboración de WPS y ve a Calendario.
2. Selecciona el evento de destino para abrir su panel de detalles.
3. Para transferir el evento, haz clic en Transferir evento y elige una persona de tus contactos.
4. Decide si deseas salir del evento después de transferirlo y luego haz clic en Confirmar.
5. Para eliminar el evento, haz clic en Eliminar elemento.
6. Completa la eliminación en el mensaje de confirmación.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: Después de la transferencia, el nuevo organizador entra en vigor; después de la eliminación, el evento deja de aparecer en el calendario.
• Siguiente acción disponible: Puedes seguir administrando otros eventos programados.

Consejos de uso

• Error común: Eliminar un evento antes de confirmar si aún es necesario conservarlo.
• Nota del entorno: Los eventos eliminados no se pueden restaurar, así que revísalos cuidadosamente antes de confirmar.