Cómo usar el Recordatorio de entrega de documentos para miembros que dejan la organización de WPS en Windows

Usa el Recordatorio de entrega de documentos para miembros que dejan la organización con 3 temas de ayuda: activar el recordatorio, editar el mensaje y agregarlo a un flujo de baja de personal. Elige un tema en el índice y sigue los pasos.

Índice de temas

Guía paso a paso

1. Activar el Recordatorio de entrega de documentos

Ruta de acceso: Panel de administración → Configuración empresarial → Configuración general

1. Abre el cliente de WPS 365.
2. Haz clic en la opción Panel de administración en la parte inferior izquierda de la página de inicio.
3. En el panel izquierdo, haz clic en Configuración empresarial para expandir el menú.
4. Selecciona Configuración general.
5. Busca Activar/desactivar el Recordatorio de entrega de documentos para miembros que dejan la organización y actívalo.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: El recordatorio se muestra como activado.
• Siguiente acción disponible: Puedes continuar al área de configuración para editar el mensaje del recordatorio.

Consejos de uso

• Asegúrate de que tu cuenta tenga acceso al panel de administración.
• Mantén estable la conexión de red al guardar la configuración.

2. Configurar el contenido del mensaje del recordatorio

Ruta de acceso: Panel de administración → Configuración empresarial → Configuración general → Configuración

1. Abre Configuración general siguiendo los pasos de la sección anterior.
2. Haz clic en Configuración en el lado derecho de la opción de recordatorio de entrega al dejar la organización.
3. Ingresa o actualiza el mensaje del recordatorio en el panel de configuración.
4. Verifica que el mensaje indique claramente la persona de contacto y los requisitos de entrega.
5. Guarda la configuración.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: El contenido del recordatorio se guarda y puede volver a abrirse para revisarlo.
• Siguiente acción disponible: Puedes seguir ajustando el mensaje conforme cambie tu proceso interno.

Consejos de uso

• Incluye en el mensaje a la persona de contacto, el plazo esperado y los requisitos de entrega.
• Mantén el mensaje alineado con el proceso de baja de personal de tu empresa.

3. Agregar el recordatorio al flujo de baja de personal

Ruta de acceso: Úsalo junto con tu proceso interno de salida de personal

1. Define quién es responsable de la entrega de documentos cuando un empleado deja la organización.
2. Activa el recordatorio y completa la configuración del mensaje.
3. Antes de procesar la salida del empleado, confirma que el mensaje del recordatorio coincida con el proceso de recuperación de cuentas.
4. Agrega este recordatorio al mismo flujo estándar que se usa para tareas de recuperación de cuentas, correo o accesos.
5. Revisa periódicamente el contenido del recordatorio para mantenerlo alineado con la política vigente.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: El recordatorio está habilitado y el mensaje está listo para usarse.
• Siguiente acción disponible: Los equipos pueden seguir el contenido del recordatorio preparado durante la baja del personal.
• Sin efectos secundarios: Las demás configuraciones generales pueden seguir usándose de forma independiente.

Consejos de uso

• Es útil que los equipos de RH, TI y operaciones se alineen con la misma redacción del proceso.
• Actualiza el contenido del recordatorio cada vez que cambie el flujo de trabajo de la empresa.