Kalenderereignisse in WPS unter Windows bearbeiten

Diese Anleitung behandelt 10 Themen zum Bearbeiten von Kalenderereignissen in WPS unter Windows, darunter Uhrzeit, Ort, Teilnehmende, Erinnerungen, Wiederholung, Besprechungseinstellungen, verknüpfte Dokumente, Notizen, Sichtbarkeit sowie Übertragen oder Löschen.

Inhaltsverzeichnis

Anleitung

1. Ereignistitel und Uhrzeit bearbeiten

Einstiegspunkt: WPS Collaboration → Kalender → Zielereignis auswählen → Bearbeiten

1. Öffnen Sie den WPS Collaboration-Client und klicken Sie im linken Navigationsbereich auf Kalender.
2. Suchen Sie in der Kalenderansicht das Ereignis, das Sie aktualisieren möchten, und wählen Sie es aus.
3. Klicken Sie im Bereich mit den Ereignisdetails auf Bearbeiten.
4. Ändern Sie den Ereignistitel, die Startzeit, die Endzeit oder den Ganztagsstatus.
5. Ziehen Sie das Ereignis bei Bedarf in der Kalenderansicht auf ein anderes Datum oder ziehen Sie an seinem Rand, um die Dauer anzupassen.
6. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Erfolgskriterien

• Ergebnis in der Oberfläche: In den Ereignisdetails werden der aktualisierte Titel, die Uhrzeit oder der Ganztagsstatus angezeigt.
• Nächste verfügbare Aktion: Sie können anschließend den Ort, die Teilnehmer, die Erinnerungen und weitere Details bearbeiten.

Tipps zur Verwendung

• Häufiger Fehler: Das Ereignis auf eine neue Uhrzeit ziehen und anschließend die endgültige Start- und Endzeit nicht prüfen.
• Hinweis zur Umgebung: Sie benötigen die Berechtigung, das Zielereignis zu bearbeiten.

2. Ort und Besprechungsraum festlegen

Einstiegspunkt: Ereignis bearbeiten → Ort

1. Suchen Sie im Fenster zum Bearbeiten des Ereignisses nach der Option Ort oder Besprechungsraum.
2. Geben Sie den Ort manuell ein.
3. Wenn Sie einen Raum benötigen, klicken Sie auf Besprechungsraum auswählen.
4. Prüfen Sie die Raumauslastung und wählen Sie einen verfügbaren Raum aus.
5. Wenn die ausgewählte Zeit mit einer anderen Buchung kollidiert, folgen Sie dem Hinweis auf dem Bildschirm und wählen Sie erneut.
6. Speichern Sie das Ereignis und prüfen Sie den aktualisierten Ort in den Ereignisdetails.

Erfolgskriterien

• Ergebnis in der Oberfläche: In den Ereignisdetails wird der ausgewählte Ort oder Raumname angezeigt.
• Nächste verfügbare Aktion: Sie können anschließend Teilnehmer einladen oder Erinnerungen anpassen.

Tipps zur Verwendung

• Häufiger Fehler: Einen Ort eingeben, ohne zu prüfen, ob der Raum tatsächlich verfügbar ist.
• Hinweis zur Umgebung: Die verfügbaren Raumlisten hängen möglicherweise von der Einrichtung Ihrer Organisation und der Netzwerkverbindung ab.

3. Teilnehmende hinzufügen und verwalten

Einstiegspunkt: Ereignis bearbeiten → Teilnehmer

1. Suchen Sie im Fenster zum Bearbeiten des Ereignisses nach der Option Teilnehmer.
2. Klicken Sie auf Teilnehmer hinzufügen und wählen Sie Personen aus den Kontakten aus.
3. Suchen Sie nach Namen, um schnell die richtigen Personen hinzuzufügen.
4. Prüfen Sie den neben den Teilnehmenden angezeigten Verfügbarkeitsstatus, um die Terminplanung zu erleichtern.
5. Um jemanden zu entfernen, klicken Sie neben der betreffenden Person auf das Löschsymbol.
6. Speichern Sie das Ereignis, damit Einladungen an die Teilnehmenden gesendet werden.

Erfolgskriterien

• Ergebnis in der Oberfläche: Die Teilnehmerliste zeigt die hinzugefügten oder entfernten Personen an.
• Nächste verfügbare Aktion: Sie können anschließend mit Erinnerungen, Räumen oder Notizen fortfahren.

Tipps zur Verwendung

• Häufiger Fehler: Teilnehmer hinzufügen, das Ereignis aber nicht speichern, sodass keine Einladungen gesendet werden.
• Hinweis zur Umgebung: Sie müssen angemeldet sein und Zugriff auf die Kontaktliste der Organisation haben.

4. Erinnerungen festlegen

Einstiegspunkt: Ereignis bearbeiten → Erinnerung

1. Suchen Sie im Fenster zum Bearbeiten des Ereignisses nach der Option Erinnerung.
2. Öffnen Sie die Liste für Erinnerungszeiten.
3. Wählen Sie Keine Erinnerung, pünktlich, 5 Minuten vorher, 15 Minuten vorher, 30 Minuten vorher, 1 Stunde vorher, 1 Tag vorher oder einen anderen Vorlaufzeitraum.
4. Fügen Sie bei Bedarf mehrere Erinnerungen hinzu.
5. Speichern Sie die Einstellungen.
6. Sie erhalten Erinnerungsbenachrichtigungen zum geplanten Zeitpunkt über den Client oder verbundene Benachrichtigungskanäle.

Erfolgskriterien

• Ergebnis in der Oberfläche: Im Erinnerungsbereich werden die ausgewählten Erinnerungszeiten angezeigt.
• Nächste verfügbare Aktion: Sie können anschließend mit der Wiederholung oder den Besprechungseinstellungen fortfahren.

Tipps zur Verwendung

• Häufiger Fehler: Nur eine Erinnerung festlegen und dadurch eine wichtige Benachrichtigung vor der Besprechung verpassen.
• Hinweis zur Umgebung: Die Zustellung von Erinnerungen hängt von der Kontoanmeldung und der Netzwerkverbindung ab.

5. Wiederholungsregeln festlegen

Einstiegspunkt: Ereignis bearbeiten → Wiederholung

1. Suchen Sie im Fenster zum Bearbeiten des Ereignisses nach der Option Wiederholung.
2. Wählen Sie Keine Wiederholung, täglich, an jedem Arbeitstag, wöchentlich, monatlich, jährlich oder Benutzerdefiniert.
3. Legen Sie Wiederholungshäufigkeit und Zeitpunkt nach Bedarf fest.
4. Prüfen Sie die Regel, um sicherzustellen, dass sie dem Besprechungsplan entspricht.
5. Klicken Sie auf Speichern.
6. Bestätigen Sie im Kalender, dass wiederkehrende Ereignisse wie erwartet erstellt werden.

Erfolgskriterien

• Ergebnis in der Oberfläche: In den Ereignisdetails wird die ausgewählte Wiederholungsregel angezeigt.
• Nächste verfügbare Aktion: Sie können anschließend je nach Bedarf ein einzelnes Vorkommen oder spätere Ereignisse weiter bearbeiten.

Tipps zur Verwendung

• Häufiger Fehler: Ein einmaliges Ereignis mit einer wiederkehrenden Serie verwechseln und dadurch die falsche Regel anwenden.
• Hinweis zur Umgebung: Prüfen Sie vor dem Ändern eines wiederkehrenden Ereignisses den Umfang der Änderung.

6. Besprechungseinstellungen anpassen

Einstiegspunkt: Ereignis bearbeiten → Besprechungseinstellungen

1. Suchen Sie im Fenster zum Bearbeiten des Ereignisses nach Besprechungseinstellungen.
2. Öffnen Sie die Einstellungen und passen Sie Host- und Beitrittsberechtigungen nach Bedarf an.
3. Konfigurieren Sie je nach Besprechungseinstellung die Genehmigung für den Beitritt, den vorzeitigen Beitritt, den Eintritt mit aktiviertem Video oder den Eintritt im Stummmodus.
4. Aktivieren Sie bei Bedarf die automatische Aufzeichnung oder AI-Notizen.
5. Klicken Sie auf Bestätigen, um die Einstellungen zu übernehmen.
6. Passen Sie bei Bedarf anschließend die Sichtbarkeit der Besprechung an.

Erfolgskriterien

• Ergebnis in der Oberfläche: Die Besprechungseinstellungen zeigen die aktuelle Konfiguration an.
• Nächste verfügbare Aktion: Sie können anschließend Dokumente verknüpfen oder Notizen hinzufügen.

Tipps zur Verwendung

• Häufiger Fehler: Beitrittsberechtigungen ändern, ohne das vorgesehene Besprechungsformat zu prüfen.
• Hinweis zur Umgebung: Einige Besprechungseinstellungen können vom Besprechungstyp und den Berechtigungen des Organisators abhängen.

7. Besprechungsdokumente verwalten

Einstiegspunkt: Kalenderereignis bearbeiten → Besprechungsdokumente

1. Suchen Sie im Fenster zum Bearbeiten des Ereignisses nach der Option Verknüpfte Dokumente.
2. Klicken Sie auf Dokument hinzufügen.
3. Wählen Sie aus den Cloud-Dokumenten die Datei aus, die Sie verknüpfen möchten.
4. Verknüpfen Sie bei Bedarf mehrere Dokumente.
5. Um ein Dokument zu entfernen, klicken Sie neben dem Dokument auf das Löschsymbol.
6. Speichern Sie das Ereignis und prüfen Sie die verknüpften Dokumente in den Ereignisdetails.

Erfolgskriterien

• Ergebnis in der Oberfläche: In den Ereignisdetails wird die Liste der verknüpften Dokumente angezeigt.
• Nächste verfügbare Aktion: Teilnehmer können zugehörige Dateien über die Ereignisdetails öffnen.

Tipps zur Verwendung

• Häufiger Fehler: Ein Dokument verknüpfen, ohne zu prüfen, ob die Teilnehmer darauf zugreifen können.
• Hinweis zur Umgebung: Sie benötigen Zugriff auf die zugehörigen Cloud-Dokumente.

8. Notizen hinzufügen

Einstiegspunkt: Kalenderereignis bearbeiten → Notizen

1. Suchen Sie im Fenster zum Bearbeiten des Ereignisses nach dem Feld Notizen oder Beschreibung.
2. Geben Sie ergänzende Details, eine Agenda oder wichtige Erinnerungen ein.
3. Fügen Sie bei Bedarf mehrere Absätze hinzu.
4. Klicken Sie auf Speichern.
5. Öffnen Sie die Ereignisdetails, um die gespeicherten Notizen zu prüfen.
6. Informieren Sie die Teilnehmer bei Bedarf darüber, die aktualisierten Ereignisdetails zu prüfen.

Erfolgskriterien

• Ergebnis in der Oberfläche: Im Notizbereich wird der gespeicherte Text angezeigt.
• Nächste verfügbare Aktion: Teilnehmer können die Notizen in den Ereignisdetails anzeigen.

Tipps zur Verwendung

• Häufiger Fehler: Nur die Notizen aktualisieren, ohne wichtige Terminänderungen für die Teilnehmer hervorzuheben.
• Hinweis zur Umgebung: Längere Notizen sind leichter lesbar, wenn sie in Abschnitte unterteilt werden.

9. Sichtbarkeit ändern

Einstiegspunkt: Kalenderereignis bearbeiten → Standardsichtbarkeit

1. Suchen Sie im Fenster zum Bearbeiten des Ereignisses unten nach Standardsichtbarkeit.
2. Öffnen Sie die Dropdown-Liste.
3. Wählen Sie die Standard-, öffentliche oder private Sichtbarkeit aus.
4. Prüfen Sie, ob die ausgewählte Sichtbarkeit Ihren Freigabeanforderungen entspricht.
5. Klicken Sie auf Speichern.
6. Kehren Sie zu den Ereignisdetails zurück und bestätigen Sie die aktualisierte Sichtbarkeit.

Erfolgskriterien

• Ergebnis in der Oberfläche: Die Sichtbarkeitseinstellung zeigt den ausgewählten Status an.
• Nächste verfügbare Aktion: Sie können anschließend Teilnehmer oder Besprechungseinstellungen weiter anpassen.

Tipps zur Verwendung

• Häufiger Fehler: Die falsche Sichtbarkeitsstufe wählen und das Ereignis dadurch unbeabsichtigt sichtbar machen oder ausblenden.
• Hinweis zur Umgebung: Die Standardsichtbarkeit kann durch Organisationsrichtlinien beeinflusst werden.

10. Ein Ereignis übertragen oder löschen

Einstiegspunkt: WPS Collaboration → Kalender → Zielereignis auswählen → Weitere Aktionen

1. Öffnen Sie den WPS Collaboration-Client und wechseln Sie zu Kalender.
2. Wählen Sie das gewünschte Ereignis aus, um das Detailfenster zu öffnen.
3. Um das Ereignis zu übertragen, klicken Sie auf Ereignis übertragen und wählen Sie eine Person aus den Kontakten aus.
4. Entscheiden Sie, ob Sie das Ereignis nach der Übertragung verlassen möchten, und klicken Sie dann auf Bestätigen.
5. Um das Ereignis zu löschen, klicken Sie auf Element löschen.
6. Bestätigen Sie das Löschen im Bestätigungsdialog.

Erfolgskriterien

• Ergebnis in der Oberfläche: Nach der Übertragung wird der neue Organisator wirksam; nach dem Löschen wird das Ereignis nicht mehr im Kalender angezeigt.
• Nächste verfügbare Aktion: Sie können anschließend weitere geplante Ereignisse verwalten.

Tipps zur Verwendung

• Häufiger Fehler: Ein Ereignis löschen, bevor geprüft wurde, ob es noch benötigt wird.
• Hinweis zur Umgebung: Gelöschte Ereignisse können nicht wiederhergestellt werden. Prüfen Sie daher alles sorgfältig, bevor Sie bestätigen.