Mẫu thư thương mại chính thức này cung cấp một định dạng có cấu trúc cho thư từ trang trọng, bao gồm dòng tiêu đề, lời chào, đoạn mở đầu nêu mục đích và bối cảnh, phần nội dung chính cho các sự kiện và chi tiết thiết yếu, cùng phần yêu cầu hành động kèm thông tin liên hệ. Mẫu cũng bao gồm các yếu tố kết thúc tiêu chuẩn như tài liệu đính kèm, người nhận bản sao và dòng tham chiếu.

Mọi phần đều có thể chỉnh sửa hoàn toàn trong WPS Office, Microsoft Word hoặc Google Docs. Thay thế văn bản giữ chỗ trong ngoặc bằng tên, ngày tháng, số tham chiếu và nội dung thông điệp của riêng bạn trong khi vẫn giữ nguyên bố cục chuyên nghiệp và giọng văn trang trọng.