Bu resmi iş mektubu şablonu, konu satırı, hitap, amaç ve bağlamı belirten açılış paragrafı, temel bilgiler ve ayrıntılar için bir gövde bölümü ve iletişim bilgilerini içeren bir eylem talebi bölümü dahil olmak üzere resmi yazışmalar için yapılandırılmış bir format sunar. Şablon ayrıca ekler, kopya alıcıları ve bir referans satırı gibi standart kapanış öğelerini de içerir.

Her bölüm WPS Office, Microsoft Word veya Google Docs'ta tamamen düzenlenebilir. Profesyonel düzeni ve resmi üslubu korurken köşeli parantez içindeki yer tutucu metni kendi adlarınız, tarihleriniz, referans numaralarınız ve mesaj içeriğinizle değiştirin.