เทมเพลตนโยบายการเก็บรักษาบันทึกนี้ให้กรอบการบริหารที่มีการควบคุมสำหรับการจัดการวงจรชีวิตบันทึกทั้งหมด ตั้งแต่การสร้างและการจัดประเภท ไปจนถึงกำหนดการเก็บรักษา การระงับทางกฎหมาย และการทำลายอย่างปลอดภัย แต่ละหน้าแปลพื้นที่นโยบายหลักเป็นความรับผิดชอบ การตัดสินใจ และฟิลด์หลักฐานที่ชัดเจน พร้อมด้วยข้อความแจ้งในวงเล็บที่พร้อมสำหรับการปรับแต่งเฉพาะองค์กร

เทมเพลตครอบคลุมอำนาจหน้าที่และขอบเขตของนโยบาย บทบาทและการจัดประเภท (สาธารณะ ภายใน จำกัด) กำหนดการเก็บรักษาตามทริกเกอร์ ขั้นตอนการทำงานการระงับและการทำลาย และกระบวนการตรวจสอบและทบทวนข้อยกเว้น ทุกส่วนมีรายการตรวจสอบหลักฐานที่ต้องเก็บรักษาและฟิลด์ตำแหน่งบันทึกเพื่อสนับสนุนความพร้อมในการตรวจสอบ

ออกแบบมาสำหรับทีมกฎหมาย การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และการจัดการบันทึก เทมเพลตสามารถแก้ไขได้อย่างเต็มที่ใน WPS Office, Microsoft Word และ Google Docs แทนที่ข้อความแจ้งตัวยึดตำแหน่ง ปรับระยะเวลาการเก็บรักษาและระดับการจัดประเภท และขอรับการตรวจสอบทางกฎหมายในท้องถิ่นก่อนเผยแพร่