เทมเพลตจดหมายธุรกิจทางการนี้มีรูปแบบที่มีโครงสร้างสำหรับการโต้ตอบอย่างเป็นทางการ รวมถึงหัวเรื่อง คำขึ้นต้น ย่อหน้าเปิดเพื่อระบุวัตถุประสงค์และบริบท ส่วนเนื้อหาสำหรับข้อเท็จจริงและรายละเอียดที่จำเป็น และส่วนที่ขอให้ดำเนินการพร้อมข้อมูลติดต่อ เทมเพลตยังรวมถึงองค์ประกอบการลงท้ายมาตรฐาน เช่น สิ่งที่แนบมา ผู้รับสำเนา และบรรทัดอ้างอิง

ทุกส่วนสามารถแก้ไขได้อย่างเต็มที่ใน WPS Office, Microsoft Word หรือ Google Docs แทนที่ข้อความตัวยึดในวงเล็บด้วยชื่อ วันที่ หมายเลขอ้างอิง และเนื้อหาข้อความของคุณเอง โดยคงไว้ซึ่งเค้าโครงแบบมืออาชีพและน้ำเสียงที่เป็นทางการ