यह रिकॉर्ड प्रतिधारण नीति टेम्पलेट पूर्ण रिकॉर्ड जीवनचक्र के प्रबंधन के लिए एक नियंत्रित प्रशासनिक ढांचा प्रदान करता है - निर्माण और वर्गीकरण से लेकर प्रतिधारण शेड्यूलिंग, कानूनी होल्ड और सुरक्षित निपटान तक। प्रत्येक पृष्ठ एक मुख्य नीति क्षेत्र को स्पष्ट जिम्मेदारियों, निर्णयों और साक्ष्य फ़ील्ड में अनुवादित करता है, जिसमें संगठन-विशिष्ट अनुकूलन के लिए तैयार ब्रैकेटेड संकेत होते हैं।

टेम्पलेट में नीति प्राधिकरण और दायरा, भूमिकाएं और वर्गीकरण (सार्वजनिक, आंतरिक, प्रतिबंधित), ट्रिगर-आधारित प्रतिधारण अनुसूची, होल्ड और निपटान वर्कफ़्लो, और निगरानी और अपवाद समीक्षा प्रक्रिया शामिल है। प्रत्येक अनुभाग में ऑडिट तत्परता का समर्थन करने के लिए साक्ष्य-से-बनाए रखने की चेकलिस्ट और रिकॉर्ड-स्थान फ़ील्ड शामिल हैं।

कानूनी, अनुपालन और रिकॉर्ड प्रबंधन टीमों के लिए डिज़ाइन किया गया, टेम्पलेट WPS Office, Microsoft Word और Google Docs में पूरी तरह से संपादन योग्य है। प्लेसहोल्डर संकेतों को बदलें, प्रतिधारण अवधि और वर्गीकरण स्तरों को अनुकूलित करें, और रिलीज़ से पहले स्थानीय कानूनी समीक्षा प्राप्त करें।